Numérotation Bates

Origine du nom

La numérotation Bates doit son nom à la Bates Manufacturing Company, qui a inventé dans les années 1890 un tampon mécanique auto-incrémentant. Les cabinets d'avocats américains s'en servaient pour marquer chaque page d'une pièce d'un numéro unique et séquentiel — une pratique devenue obligatoire dans le discovery américain.

À quoi ressemble un numéro Bates

Un numéro Bates type comporte trois parties : un préfixe, un séparateur et un numéro séquentiel. Exemples :

• SMITH000001 — préfixe d'affaire + compteur à 6 chiffres
• ABC-DEF-2026-00042 — code du cabinet + date + compteur
• DEF-EX-A-00015 — partie + pièce + compteur

Le préfixe identifie la partie productrice ou l'affaire, et le numéro est incrémenté pour chaque page du lot — sans trou ni doublon.

Quand elle est utilisée

• Discovery juridique — les deux parties échangent des documents et doivent pouvoir citer une page précise
• Assistance au contentieux — les avocats citent « SMITH000234 » en dépositions et dans leurs écritures
• Gestion des pièces — chaque page de pièce reçoit un identifiant unique
• Dépôts devant les régulateurs — SEC, FDA et autres agences exigent des dépôts numérotés
• Audits internes — pistes d'audit numérotées pour la conformité

Règles et bonnes pratiques

• Commencez avant la production — appliquez les numéros Bates avant de transmettre les documents, pas après
• Préfixes cohérents — un préfixe par partie productrice pour toute l'affaire
• Aucun trou — chaque page reçoit un numéro, même les pages vierges
• Compteur à largeur fixe — utilisez des zéros de tête (000001, 000002) pour un tri correct
• Non-retirable — placez le tampon en marge, sans masquer le contenu, et aplatissez le PDF afin que les numéros ne puissent plus être modifiés
• Ne pas renuméroter — une fois attribué, le numéro Bates suit le document à vie

Numérotation Bates et numéros de page

Les numéros de page sont réinitialisés pour chaque document (page 1 de cette note, page 1 de ce mémoire). Les numéros Bates sont globalement uniques sur l'ensemble du lot— aucune paire de pages n'a le même numéro Bates, même si elles viennent de fichiers différents.