Bates-Nummerierung

Herkunft des Namens

Die Bates-Nummerierung ist nach der Bates Manufacturing Company benannt, die in den 1890er-Jahren einen mechanischen, selbstzählenden Nummernstempel erfand. US-Kanzleien nutzten solche Stempel, um jede Seite eines Beweises mit einer eindeutigen, fortlaufenden Nummer zu markieren — die Praxis wurde im US-amerikanischen Discovery schließlich verpflichtend.

So sehen Bates-Nummern aus

Eine typische Bates-Nummer besteht aus drei Teilen: Präfix, Trennzeichen und fortlaufender Nummer. Beispiele:

• SMITH000001 — Fallpräfix + sechsstelliger Zähler
• ABC-DEF-2026-00042 — Kanzleicode + Datum + Zähler
• DEF-EX-A-00015 — Partei + Beweisstück + Zähler

Das Präfix identifiziert die vorlegende Partei oder den Fall, der Zähler wird für jede einzelne Seite der Produktion hochgezählt — ohne Lücken, ohne Dubletten.

Wo sie eingesetzt wird

• Juristisches Discovery — beide Seiten tauschen Dokumente aus und müssen auf einzelne Seiten verweisen
• Litigation-Support — Anwälte zitieren „SMITH000234" in Vernehmungen und Schriftsätzen
• Beweismittelverwaltung — jede Beweisseite erhält eine eindeutige Kennung
• Einreichungen bei Aufsichtsbehörden — SEC, FDA und andere verlangen nummerierte Einreichungen
• Interne Audits — nummerierte Prüfpfade zur Compliance

Regeln und Best Practices

• Vor der Herausgabe starten — vergib Bates-Nummern bevor du die Dokumente herausgibst, nicht danach
• Konsistente Präfixe nutzen — ein Präfix pro vorlegender Partei für den gesamten Fall
• Keine Lücken — jede Seite bekommt eine Nummer, auch leere
• Feste Zählerbreite — führende Nullen (000001, 000002) sorgen für korrekte Sortierung
• Nicht entfernbar — setze den Stempel an einen Rand, der den Inhalt nicht verdeckt, und flache die PDF ab, damit die Nummern nicht mehr verändert werden können
• Nicht neu vergeben — einmal vergeben, bleibt die Bates-Nummer für immer am Dokument

Bates-Nummerierung vs. Seitennummerierung

Seitennummern starten in jedem Dokument neu (Seite 1 dieses Schriftsatzes, Seite 1 jenes Memos). Bates-Nummern sind global einzigartig innerhalb einer gesamten Produktion — keine zwei Seiten haben dieselbe Bates-Nummer, auch nicht aus verschiedenen Dateien.