PDF/A (Archiv-PDF)

Warum es PDF/A gibt

Eine gewöhnliche PDF kann auf externe Ressourcen verweisen — Schriften, Bilder, JavaScript, Video — die in 20 Jahren vielleicht nicht mehr verfügbar sind. PDF/A löst das, indem alles Nötige direkt eingebettet wird: Schriften, Farbprofile und Metadaten sind vollständig in der Datei enthalten.

PDF/A-Versionen

• PDF/A-1 (2005) — basiert auf PDF 1.4. Zwei Konformitätsstufen: A (barrierearm) und B (Basis). Ohne Transparenz, Ebenen und Anhänge.
• PDF/A-2 (2011) — basiert auf PDF 1.7. Fügt JPEG2000, Transparenz, Ebenen und eingebettete PDF-Anhänge hinzu.
• PDF/A-3 (2012) — wie A-2, erlaubt aber Anhänge beliebigen Typs (praktisch bei Rechnungen mit XML-Daten).
• PDF/A-4 (2020) — basiert auf PDF 2.0. Vereinfachte Konformitätsstufen, bessere Unterstützung moderner PDF-Funktionen.

Wann du PDF/A nutzen solltest

• Juristische Archive — Schriftsätze, Verträge, Beweismittel
• Behördenunterlagen — Gesetze, Verordnungen, amtliche Register
• Patientenakten — Aufbewahrungspflicht 10+ Jahre
• Finanzunterlagen — Prüfpfade, Steuerdokumente
• Akademische Arbeiten — Dissertationen, Fachartikel, Hochschul-Repositorien
• Jedes Dokument, das du 2040 noch öffnen willst

Einschränkungen von PDF/A

Weil PDF/A alles einbettet, sind die Dateien meist größer als normale PDFs. Das Format verbietet außerdem interaktive Funktionen wie JavaScript, Audio/Video, Formular-Aktionen und Verschlüsselung. Nutze dafür eine normale PDF für den Alltag und konvertiere erst für die Archivierung nach PDF/A.

So erstellst du PDF/A

Die meisten PDF-Tools — Microsoft Word, Adobe Acrobat, LibreOffice — können PDF/A exportieren. Wähle beim Speichern PDF/A-1b für maximale Kompatibilität oder PDF/A-2b für moderne Features. Mit Validatoren wie veraPDF prüfst du, ob die Datei dem Standard wirklich entspricht.