PDF/A (PDF de archivo)

Por qué existe PDF/A

Un PDF normal puede hacer referencia a recursos externos — tipografías, imágenes, JavaScript, vídeo — que quizá no estén disponibles dentro de 20 años. PDF/A lo soluciona incrustando todo lo necesario para reproducir el documento con exactitud: tipografías, perfiles de color y metadatos viajan dentro del propio archivo.

Versiones de PDF/A

• PDF/A-1 (2005) — basado en PDF 1.4. Dos niveles de conformidad: A (accesible) y B (básico). Sin transparencia, sin capas, sin archivos adjuntos.
• PDF/A-2 (2011) — basado en PDF 1.7. Añade JPEG2000, transparencia, capas y PDF adjuntos.
• PDF/A-3 (2012) — igual que A-2 pero permite archivos adjuntos de cualquier tipo (útil para facturas con datos XML).
• PDF/A-4 (2020) — basado en PDF 2.0. Niveles de conformidad simplificados y mejor soporte de funciones modernas.

Cuándo usar PDF/A

• Archivos jurídicos — escritos judiciales, contratos, pruebas
• Documentos públicos — leyes, reglamentos, registros oficiales
• Historias clínicas — que deben conservarse 10 años o más
• Registros financieros — pistas de auditoría, documentos fiscales
• Publicaciones académicas — tesis, artículos, repositorios institucionales
• Cualquier documento que debas poder abrir en 2040

Limitaciones de PDF/A

Como PDF/A incrusta todo, los archivos suelen ser más grandes que un PDF normal. El formato también prohíbe funciones interactivas como JavaScript, audio y vídeo, acciones de formulario y cifrado. Si las necesitas, usa un PDF normal para el trabajo diario y convierte a PDF/A solo al archivar.

Cómo crear PDF/A

La mayoría de herramientas PDF — Microsoft Word, Adobe Acrobat, LibreOffice — pueden exportar a PDF/A. Al guardar, elige PDF/A-1b para máxima compatibilidad o PDF/A-2b para funciones modernas. Con validadores como veraPDF puedes comprobar si un archivo cumple realmente el estándar.